¶ Betroffenengruppe – Maßgeschneiderte Vorlagen erstellen
¶ Mit der Data Protection Management Software – Privacy von Datareporter, hast du viele Optionen, um dir das “Datenschutz-Leben” zu erleichtern.
Dazu zählt auch das Erstellen von maßgeschneiderten Betroffenengruppen, die genau deine Organisation und Anforderungen widerspiegeln. Du hast auch jederzeit die Möglichkeit, die Tiefe der Dokumentation, im Sinne der Granularität der Daten, zu bestimmen.
Eines vorweg: Auch wenn dir der folgende Workflow etwas aufwendig erscheinen mag – denke bitte daran – dass du das nur einmal machen musst und danach kannst du mit wenigen Klicks Deine maßgeschneiderten Betroffenengruppen in einer VAT (Verarbeitungstätigkeit) auswählen. Also nur Mut!
¶ Lass uns starten!
¶ Schritt 1: Zentrale Vorlage für Betroffenengruppen erstellen
Die Vorlage für deine Betroffenengruppen legst du in einer zentralen Verarbeitungstätigkeit an, diese wird dann später als Vorlage herangezogen, in der alle Betroffenengruppen gebündelt samt Datenkategorien in einer Liste erscheinen. Aus dieser Liste kannst du dann komfortabel auswählen und die der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit zuweisen.
Menü → Verarbeitungen → + Neue Verarbeitungstätigkeit → +Neu
Name: Name für die Vorlage vergeben
Gruppe: Gruppe der VAT auswählen (dieses Feld nicht ausfüllen)
Typ: Vorlage
Status: Inaktiv
Zweck: Beschreibung für die VAT z.B. Diese Verarbeitungstätigkeit stellt eine Vorlage für sämtliche Betroffene und Datenkategorien dar. (!) Nichts sonst vergeben
Der Hinweis “Dieser Verarbeitungstätigkeit wurden keine Anwendungen zugewiesen”, hat in diesem Zusammenhang keine Relevanz und kann ignoriert werden.
Bleibe in dieser Maske und wähle oben im Submenü → Betroffene/Daten
So kann z.B. die Liste deiner erstellen Betroffenengruppen aussehen.
Gehe nun folgendermaßen vor um z.B. die Betroffenengruppe “Hotelgäste” mit allen gewünschten Datenkategorien als Vorlage zu erstellen:
+ Neue Betroffenengruppe
Name → Vergib den gewünschten Namen wie z.B. “Hotelgäste”
Gruppen → Personengruppen auswählen, wie z.B. “Kunde”. Hinweis! Diese werden vom System vorgegeben und sind sozusagen ein “Sammelbegriff” und von zentraler Bedeutung bei den Arbeitsabläufen. Du kannst zwei weitere Personengruppen vergeben, wie z.B. Teilnehmer.
Datenkategorien bearbeiten → Füge der Betroffenengruppe nun die Datenkategorien hinzu, welche hier zutreffen
¶ Beliebig viele Betroffenengruppen anlegen
Lege beliebig viele Betroffenengruppe samt Datenkategorien in dieser zentralen Vorlage an und greife dann beim Erstellen von Verarbeitungstätigkeiten darauf zu.
¶ Schritt 2: Vorlage von Betroffenengruppen zukünftig nutzen
Und so funktioniert der Vorgang, wenn du eine neue Verarbeitungstätigkeit anlegst und die von dir maßgeschneiderte Betroffenengruppe auswählen möchtest.
Angenommen du erstellst eine neue Verarbeitungstätigkeit mit dem Namen “Gästedatenverwaltung (Privatzimmervermieter)” und möchtest jetzt aus deiner Vorlage die Betroffenengruppe “Hotelgäste” hinzufügen.
Submenü in der Maske der Verarbeitungstätigkeit → Betroffenen/Daten
- Neue Betroffenengruppe
- Datenkategorie importieren
- Quelle: aus Verarbeitungstätigkeit kopieren
- Verarbeitungstätigkeit: z.B. Vorlage Personen- und Datenkategorien (Allgemein)
- Betroffenengruppe: z.B. “Hotelgäste”
- Ausgewählte Datenkategorien importieren (anhaken): z.B. alle ausgewählten Datenkategorien importieren
Fazit
Wenn du einmal deine Vorlage für die Betroffenengruppen angelegt hast, kannst du schnell darauf zugreifen. Darüber hinaus verhinderst du einen “Wildwuchs” an Betroffenen- und Datenkategorien in deiner Organisation.